Компании и ИП теперь обязаны по-новому работать с архивными документами. Росархив утвердил новые правила организации, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов . Они начнут действовать с 17 сентября.
Теперь организации могут организовать архив сами или передать функцию хранения своих архивов другой коммерческой организации, для которой данная деятельность является уставной.
Перед сдачей в архив документы нужно будет сгруппировать в отдельные дела. Документы группируют в дела по структурному, функциональному, тематическому признакам и срокам хранения вне зависимости от вида носителя информации (например, первичные документы, личные дела работников и т.д.).
Изменили требования к помещениям архива.
Для освещения архива разрешили применять не только лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью, но и люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, а также светодиодные светильники.
Обновили форму акта на уничтожение архивных документов, описи дел, книги учета поступления и выбытия дел, акта приема-передачи архивных документов и пр. Можно использовать как рекомендуемые бланки из нового приказа, так и свои формы.
Основные требования к оформлению дел на бумаге для передачи в архив не изменили. В каждом деле должно быть не более 250 листов при толщине не больше 4 см. Документы подшивают в 4 прокола.
В архив нужно передавать документы со сроком хранения «до ликвидации организации» и длительным сроком — свыше 10 лет. Бумаги со сроком хранения до 10 лет в архив можете не сдавать — их можно хранить в компании до тех пор, пока не придет время их уничтожить.
Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77
